Le Kiosque info-usagers

Fluidifier le parcours usager et favoriser l'autonomie du public en offrant un accès immédiat, clair et lisible aux informations de premier niveau (horaires d'ouverture, démarches administratives).

Achat d'un présentoir documentaire dédié et installation stratégique au sein du hall d'accueil afin de capter l'attention des usagers dès leur arrivée.

Rédaction et conception graphique d'affiches synthétiques présentant une vision globale des démarches. 

Ces supports intègrent des QR codes et des liens courts renvoyant directement vers les pages spécifiques du site internet de la préfecture.

Mise à disposition sur le présentoir du hall d'accueil pour le public présent sur site, permettant de s'informer durant d'éventuels temps d'attente ou d'être orienté rapidement.

Affichage sur le panneau extérieur de la préfecture, garantissant l'accessibilité de l'information 24h/24 et 7j/7, même en dehors des horaires d'ouverture au public.

Mise à jour de notre site internet : des informations plus claires, fiables et direct

Au fil du temps, notre site internet a accumulé un grand nombre de données historiques. La présence d'informations obsolètes ou de liens inactifs compliquait les recherches, provoquait des ruptures dans les démarches en ligne et obligeait souvent à appeler ou à se déplacer au guichet pour obtenir la bonne information.

Nous avons déployé une campagne de nettoyage systématique de notre site internet. Le webmestre extrait désormais régulièrement les pages web et les confie directement aux services métiers concernés. Ce sont ainsi les agents experts  qui valident, mettent à jour ou suppriment les informations de leur périmètre. 

Accès à une information locale garantie, actualisée et fiable. Le parcours numérique gagne en fluidité, ce qui permet de réaliser les démarches ou de trouver des réponses en toute autonomie, sans perte de temps ni déplacements évitables.

Refonte du site internet pour une navigation plus intuitive et une information admini

L'information en ligne manque parfois de lisibilité en raison d'une arborescence peu intuitive et de contenus administratifs ou techniques complexes. Cette situation limite l'autonomie des usagers dans leurs recherches d'informations et entraîne une sollicitation accrue et évitable des accueils physiques et téléphoniques.

Une refonte complète des rubriques du site internet est mise en œuvre afin de restructurer l'arborescence et de créer un parcours de navigation plus logique. En parallèle, un travail de réécriture des contenus est mené en appliquant les principes du "langage clair" (Facile à Lire et à Comprendre - FALC) pour vulgariser l'information administrative.

La recherche d'information est grandement facilitée et les textes réglementaires deviennent compréhensibles par tous. Les usagers gagnent ainsi en autonomie pour réaliser leurs démarches en ligne, avec une information accessible et transparente.

Renforcement de la formation continue des agents pour garantir un service expert

Le maintien et l'actualisation des compétences des agents, notamment sur les recyclages réglementaires obligatoires, peuvent être freinés par un suivi administratif insuffisamment partagé au niveau managérial. De plus, l'offre de formation institutionnelle classique s'avère parfois incomplète pour répondre aux besoins de perfectionnement sur des métiers très spécifiques, créant un risque de décalage des pratiques professionnelles.

Un circuit de suivi et de relance structuré est instauré entre le service des ressources humaines et les chefs de service afin de résorber les retards sur les formations obligatoires. En complément, de nouvelles modalités de professionnalisation sont identifiées et intégrées au plan de formation (participation à des réseaux métiers, webinaires interministériels, groupes de co-développement) pour pallier les carences du catalogue institutionnel.

Les agents disposent de compétences actualisées en continu, parfaitement alignées avec les évolutions réglementaires. Cette garantie d'expertise assure un traitement des dossiers fiable, rigoureux et une qualité de service optimale.

Un formulaire de contact pour accélérer le traitement de vos demandes de réclamation

Jusqu'à présent, pour signaler un risque de rupture de droits concernant un titre de séjour, les usagers utilisaient un module de contact standardisé ou une messagerie libre. Ces courriels manquaient souvent d'informations cruciales (numéro d'étranger, date d'expiration exacte), obligeant nos agents à vous relancer dans 85 % des cas. Face au volume de messages, les délais de réponse s'allongeaient.

Pour simplifier la vie et gagner en efficacité, la préfecture a transformé son outil en ligne. Nous avons mis en place un formulaire de contact spécifique et guidé. Dès la saisie, le module indique exactement les informations indispensables à fournir pour que le dossier puisse être examiné immédiatement.

La demande est complète du premier coup. L'agent instructeur dispose immédiatement de toutes les données pour répondre et traiter l'urgence. Les allers-retours inutiles par courriel disparaissent, garantissant ainsi un traitement beaucoup plus rapide du dossier et sécurisant les droits au séjour.